Administração Central (AC)

O que é Administração Central (AC)?

A Administração Central (AC) é a parcela das despesas indiretas de uma empresa de construção destinada a manter sua estrutura administrativa e operacional necessária para desenvolver e gerenciar seus contratos e obras.

São despesas que não podem ser atribuídas diretamente a um único serviço da obra, mas que são necessárias para que a empresa possa funcionar, administrar seus contratos, manter sua estrutura e executar suas atividades.

No orçamento de obras, a Administração Central é normalmente considerada uma das parcelas utilizadas na composição do BDI (Benefícios e Despesas Indiretas).

O que faz parte da Administração Central?

A Administração Central pode envolver diversos custos relacionados à estrutura geral da empresa. A composição exata depende das características, do porte e da forma de organização de cada empresa.

Entre as despesas que podem estar relacionadas à Administração Central estão:

• salários e encargos da equipe administrativa da empresa;
• contabilidade e serviços administrativos;
• departamentos financeiro, jurídico e de recursos humanos;
• estrutura de gestão e administração dos contratos;
• aluguel e manutenção da sede administrativa;
• energia, telefonia e internet da estrutura administrativa;
• softwares e sistemas utilizados pela administração;
• despesas administrativas gerais;
• custos relacionados à elaboração, acompanhamento e gestão de propostas;
• outras despesas necessárias à manutenção da estrutura central da empresa.

Isso não significa que todas essas despesas devam necessariamente ser incluídas na AC em qualquer situação. A classificação deve considerar a metodologia utilizada no orçamento e a forma como os custos da empresa são apropriados.

Por que a Administração Central é considerada no BDI?

O custo direto de uma obra normalmente representa os gastos diretamente relacionados à execução dos serviços, como materiais, mão de obra e equipamentos.

Entretanto, a empresa responsável pela execução também possui despesas para manter sua estrutura funcionando. Essas despesas precisam ser recuperadas por meio dos contratos e, consequentemente, precisam ser consideradas na formação do preço de venda.

É nesse contexto que a Administração Central aparece como uma das parcelas do BDI.

De forma simplificada:

Custo direto + parcelas indiretas + tributos + lucro = preço de venda

A Administração Central participa da formação das parcelas indiretas utilizadas para transformar o custo da execução em um preço capaz de remunerar adequadamente a atividade da empresa.

Administração Central e BDI

No cálculo do BDI, a Administração Central costuma ser representada pela sigla AC e por um percentual aplicado dentro da fórmula de formação do BDI.

Em uma estrutura de cálculo que utilize parcelas como Administração Central, riscos, seguros, garantias, despesas financeiras, tributos e lucro, a AC representa a participação estimada das despesas da estrutura central da empresa na formação do preço.

É importante observar que o percentual da Administração Central não deve ser escolhido simplesmente por convenção. Ele deve ser compatível com a estrutura de custos da empresa e com a metodologia utilizada para determinar o BDI.

Exemplo simplificado de Administração Central

Imagine uma empresa que possua despesas administrativas anuais de R$ 600.000 relacionadas à sua estrutura central.

Se, considerando os contratos e obras administrados pela empresa, for estimado que determinado contrato deverá absorver R$ 2.000.000 de custos diretos, a empresa poderá utilizar uma metodologia de rateio para determinar quanto da estrutura administrativa deve ser apropriado ao contrato.

O objetivo não é simplesmente dividir uma despesa administrativa por uma obra específica, mas estabelecer um critério coerente para distribuir os custos da estrutura central entre os contratos que contribuem para sua manutenção.

Por isso, a definição da AC depende da metodologia de apropriação adotada pela empresa.

Como calcular a Administração Central?

Não existe um único método universal para determinar o percentual de Administração Central aplicável a todas as empresas e obras.

Uma abordagem possível consiste em relacionar as despesas da estrutura central com a base de custos ou receitas dos contratos que deverão suportá-las.

De forma simplificada, pode-se representar uma estimativa como:

AC (%) = Despesas atribuíveis à Administração Central ÷ Base considerada × 100

A base considerada depende da metodologia adotada. Por isso, o cálculo deve ser definido de maneira consistente com a fórmula de BDI utilizada no orçamento.

Em uma empresa com diversos contratos simultâneos, por exemplo, a Administração Central pode ser rateada entre os contratos utilizando critérios relacionados ao volume de custos, faturamento, participação dos contratos ou outra metodologia tecnicamente justificável.

Administração Central não é a mesma coisa que administração local

Uma distinção importante no orçamento de obras é entre Administração Central e Administração Local.

Por exemplo, o custo de um escritório administrativo utilizado pela empresa para gerenciar diversos contratos pode estar relacionado à Administração Central. Já o custo da estrutura administrativa instalada especificamente no canteiro de uma determinada obra pode ser tratado como Administração Local.

Administração Central não é sinônimo de custo indireto da obra

Embora estejam relacionados, os conceitos não são necessariamente iguais.

Custo indireto é um conceito amplo que engloba gastos que não são apropriados diretamente a um determinado serviço. A Administração Central é uma parcela específica relacionada à estrutura geral da empresa.

Uma obra pode possuir diversos custos indiretos próprios, enquanto a Administração Central está associada à estrutura corporativa ou central da empresa.

Administração Central e custo direto

O custo direto é formado pelos gastos que podem ser associados diretamente à execução dos serviços orçados.

Por exemplo, em uma composição para execução de alvenaria podem existir:

• blocos;
• argamassa;
• pedreiro;
• servente;
• equipamentos eventualmente utilizados.

Esses recursos participam diretamente da execução do serviço.

A estrutura administrativa da sede da empresa, por outro lado, não é consumida diretamente na execução de cada metro quadrado de alvenaria. Sua recuperação ocorre de forma indireta, por meio da formação do preço dos contratos.

Administração Central em uma composição de BDI

Em uma fórmula de BDI, a Administração Central pode aparecer juntamente com outras parcelas, como riscos, seguros, garantias, despesas financeiras, tributos e lucro.

Por exemplo, considerando uma estrutura hipotética:

Esses valores são apenas ilustrativos. O percentual adequado de Administração Central, assim como as demais parcelas do BDI, deve ser determinado de acordo com as características da empresa, do contrato e da metodologia de cálculo adotada.

Como a AC influencia o preço da obra?

Como a Administração Central participa da formação do BDI, uma alteração em seu percentual pode modificar o preço final da obra.

Considere, por exemplo, uma obra com custo direto de R$ 1.000.000. Uma parcela de Administração Central de 4% representa uma referência de R$ 40.000 sobre essa base antes dos demais efeitos da fórmula do BDI.

Isso demonstra por que a definição da AC deve ser coerente. Um percentual excessivamente baixo pode não recuperar adequadamente os custos da estrutura empresarial, enquanto um percentual excessivamente elevado pode contribuir para um preço pouco competitivo.

Administração Central em empresas de diferentes portes

O percentual de Administração Central pode variar significativamente entre empresas.

Uma empresa pequena, com estrutura administrativa reduzida, pode apresentar uma estrutura de custos muito diferente daquela de uma empresa de grande porte, que possui departamentos especializados, maior estrutura corporativa, sistemas, equipes administrativas e despesas de gestão mais elevadas.

Além disso, o percentual pode variar de acordo com o volume de obras administrado pela empresa. Quanto maior a quantidade de contratos sobre os quais determinada estrutura administrativa é rateada, maior pode ser a capacidade de diluição desses custos.

Administração Central e duração da obra

A duração dos contratos também pode influenciar a análise das despesas administrativas.

Contratos muito longos podem exigir maior estrutura de acompanhamento e gestão ao longo do tempo. Por outro lado, contratos de maior valor podem absorver uma parcela maior dos custos administrativos sem necessariamente exigir uma estrutura proporcionalmente maior.

Por esse motivo, a definição da Administração Central deve considerar o conjunto de características econômicas e operacionais da empresa e do contrato.

Cuidados ao utilizar a Administração Central no orçamento

Alguns cuidados são importantes para evitar distorções:

• não utilizar um percentual arbitrário sem conhecer a estrutura de custos da empresa;
• evitar incluir a mesma despesa simultaneamente na AC e em outra parcela do orçamento;
• não confundir Administração Central com Administração Local;
• manter coerência entre a metodologia da AC e a fórmula de BDI utilizada;
• verificar a base sobre a qual cada parcela do BDI é calculada;
• documentar os critérios utilizados para determinar o percentual;
• reavaliar os percentuais quando houver mudanças relevantes na estrutura da empresa.

Administração Central e orçamento de obras

Em um orçamento de obras, a Administração Central não costuma aparecer como um serviço medido, como acontece com serviços de fundação, estrutura, revestimento ou instalações.

Ela está relacionada à formação do preço da empresa e, quando adotada como parcela do BDI, contribui para transformar o custo da execução em um preço de venda capaz de cobrir as despesas indiretas, os riscos e demais parcelas consideradas na metodologia.

Assim, é importante distinguir três níveis:

1. Serviços: representam o que será executado na obra.
2. Custos diretos: representam os recursos necessários para executar esses serviços.
3. BDI: acrescenta ao custo direto as parcelas necessárias para formar o preço de venda, incluindo, conforme a metodologia, a Administração Central.

Administração Central no cálculo do BDI

A AC é uma das parcelas que podem participar da fórmula do BDI. Como as diferentes parcelas podem possuir bases de incidência distintas, não é correto simplesmente somar todos os percentuais e considerar o resultado como o BDI final.

Em uma metodologia de cálculo que utilize AC, riscos, seguros, garantias, despesas financeiras, tributos e lucro, cada componente deve ser inserido na fórmula de acordo com os critérios adotados.

Por isso, o percentual de Administração Central é apenas uma das variáveis utilizadas para determinar o BDI final.

Conclusão

A Administração Central (AC) representa os custos relacionados à estrutura geral da empresa de construção que não podem ser atribuídos diretamente a um único serviço ou obra. Ela pode incluir despesas administrativas, financeiras, jurídicas, contábeis, de gestão e outras necessárias para manter a organização em funcionamento.

No orçamento de obras, a AC é frequentemente considerada uma parcela do BDI e contribui para a formação do preço de venda. Seu percentual deve ser determinado de forma tecnicamente coerente com a estrutura de custos da empresa, o contrato e a metodologia de cálculo utilizada.

Compreender a Administração Central é importante para elaborar um BDI mais consistente e evitar que despesas necessárias à operação da empresa sejam ignoradas ou contabilizadas duas vezes.