Rastreabilidade do orçamento

O que é rastreabilidade do orçamento?

Rastreabilidade do orçamento é a capacidade de identificar a origem e os critérios utilizados para formar cada informação relevante de um orçamento de obras.

Na prática, significa conseguir responder perguntas como: de onde veio determinado quantitativo? Qual foi a fonte do preço utilizado? Qual composição foi adotada? Qual era a referência de preços? Em que data o valor foi obtido? Qual projeto ou documento serviu de base para o cálculo?

Um orçamento rastreável permite acompanhar o caminho percorrido desde a informação de origem até o valor apresentado no orçamento final.

Por que a rastreabilidade é importante?

Um orçamento de obras normalmente reúne uma grande quantidade de informações provenientes de diferentes fontes. Projetos, memoriais, levantamentos de quantitativos, tabelas de preços, composições, cotações e critérios de cálculo podem participar da formação do custo.

Sem rastreabilidade, torna-se difícil verificar se um valor está correto ou entender por que determinado custo foi adotado.

A rastreabilidade facilita:

• conferir os valores utilizados no orçamento;
• identificar a origem dos preços;
• revisar quantitativos;
• atualizar preços quando necessário;
• corrigir erros ou inconsistências;
• comparar diferentes versões do orçamento;
• justificar os critérios utilizados;
• acompanhar alterações durante o desenvolvimento da obra.

O que pode ser rastreado em um orçamento?

A rastreabilidade pode abranger praticamente todas as informações utilizadas para formar o orçamento.

Entre os principais elementos estão:

• Quantitativos: origem das quantidades e critérios utilizados para calculá-las;
• Preços: fonte, fornecedor, data e condições da cotação ou tabela utilizada;
• Composições: serviços, insumos, coeficientes e metodologia adotados;
• Projetos: desenho, revisão ou documento utilizado como referência;
• Especificações: características dos materiais e serviços considerados;
• BDI: critérios e parâmetros utilizados para sua composição;
• Encargos sociais: regime e referência utilizados;
• Atualizações: data e motivo das alterações realizadas.

Rastreabilidade dos quantitativos

Um dos aspectos mais importantes é conseguir identificar como os quantitativos foram obtidos.

Por exemplo, se o orçamento apresenta 250 m² de revestimento de parede, é desejável que seja possível verificar quais ambientes, dimensões ou elementos do projeto deram origem a essa quantidade.

Essa informação permite revisar o cálculo caso o projeto seja alterado ou caso seja identificado algum erro no levantamento.

Rastreabilidade dos preços

Os preços utilizados no orçamento também devem possuir uma referência clara.

Dependendo da metodologia adotada, o preço pode ter origem em:

• tabelas oficiais de custos;
• SINAPI;
• outras bases de preços;
• cotações de fornecedores;
• contratos ou compras anteriores;
• pesquisas de mercado.

Quando o preço vem de uma cotação, por exemplo, é importante registrar pelo menos a data, o fornecedor, o produto ou serviço cotado e as condições consideradas.

Quando vem de uma tabela de referência, é importante registrar a fonte, a referência de preços, a localidade e, quando aplicável, o regime de encargos utilizado.

Rastreabilidade das composições de custos

As composições de custos também precisam ser identificáveis.

Uma composição pode determinar quais insumos participam de um serviço, suas unidades, coeficientes de consumo e respectivos preços. Registrar a origem da composição permite verificar posteriormente se ela continua adequada ao serviço que está sendo orçado.

Em bases como o SINAPI, por exemplo, é importante identificar o código da composição e a referência utilizada.

Rastreabilidade e atualização do orçamento

A rastreabilidade se torna especialmente importante quando o orçamento precisa ser atualizado.

Imagine que determinado preço tenha sido obtido por cotação há vários meses. Se a origem desse preço estiver registrada, será possível identificar rapidamente quais itens precisam ser novamente cotados.

Da mesma forma, se um orçamento utiliza uma determinada referência do SINAPI, é possível identificar quais preços precisam ser atualizados quando uma nova referência é adotada.

Assim, a rastreabilidade reduz o trabalho necessário para revisar um orçamento e diminui o risco de atualizar alguns valores e deixar outros desatualizados.

Rastreabilidade e versões do orçamento

Durante o desenvolvimento de uma obra, o orçamento pode sofrer diversas alterações. Mudanças de projeto, alterações de quantitativos, substituição de materiais e atualização de preços podem modificar os valores inicialmente previstos.

Manter um histórico dessas alterações permite compreender como o orçamento evoluiu ao longo do tempo.

Por exemplo, uma diferença entre duas versões pode ser causada por:

• alteração de projeto;
• mudança de quantitativo;
• alteração de especificação;
• atualização de preço;
• alteração de composição;
• inclusão ou exclusão de serviços.

Sem um histórico adequado, pode ser difícil determinar qual dessas situações provocou a alteração no custo total.

Como melhorar a rastreabilidade de um orçamento?

Uma boa prática é associar cada informação relevante à sua fonte e à sua referência.

Dependendo do nível de controle necessário, podem ser registrados:

• fonte da informação;
• data de referência;
• data da cotação;
• fornecedor;
• código do insumo ou composição;
• projeto ou documento de origem;
• versão do projeto;
• critério utilizado no cálculo;
• responsável pela alteração;
• data da alteração.

O nível de detalhamento deve ser compatível com a complexidade da obra e com a finalidade do orçamento.

Considere o orçamento do serviço de execução de piso cerâmico em uma obra residencial.

1. Origem do quantitativo do serviço

O projeto arquitetônico indica que o ambiente possui:

• comprimento: 5,00 m;
• largura: 4,00 m.

A área do piso é:

Quantidade do serviço = 5,00 × 4,00 = 20,00 m²

Portanto, o quantitativo do serviço de execução do piso é de 20,00 m².

É importante não aplicar a perda diretamente sobre o quantitativo do serviço. A perda, quando aplicável, deve ser considerada no consumo do insumo, conforme o critério adotado no orçamento.

2. Composição de custos do serviço

Suponha que tenha sido adotada a seguinte composição simplificada para executar 1,00 m² de piso cerâmico:

Assim, o custo unitário da composição é:

R$ 49,50 + R$ 6,00 + R$ 3,00 + R$ 16,80 + R$ 12,00 = R$ 87,30/m²

Esse é o custo unitário direto do serviço, antes da aplicação de eventuais custos indiretos, BDI ou outros componentes que façam parte da metodologia do orçamento.

3. Aplicação da composição ao quantitativo da obra

O quantitativo levantado no projeto é de 20,00 m².

Aplicando a composição:

Custo direto = 20,00 m² × R$ 87,30/m² = R$ 1.746,00

Portanto, o custo direto orçado para o serviço de execução do piso é de R$ 1.746,00.

4. Rastreabilidade de cada insumo

A partir desse valor, é possível abrir a composição e verificar como cada insumo contribuiu para o custo total.

Para os 20,00 m² do serviço, os consumos são:

A soma dos custos confirma o valor total:

R$ 990,00 + R$ 120,00 + R$ 60,00 + R$ 336,00 + R$ 240,00 = R$ 1.746,00

5. Rastreabilidade dos preços

Os preços unitários utilizados na composição também devem possuir uma origem identificável.

Por exemplo:

• Revestimento cerâmico: R$ 45,00/m² — obtido por cotação de fornecedor;
• Argamassa: R$ 1,20/kg — obtido por cotação de fornecedor;
• Rejunte: R$ 6,00/kg — obtido por cotação de fornecedor;
• Pedreiro: R$ 28,00/h — obtido da fonte de custos adotada;
• Servente: R$ 20,00/h — obtido da fonte de custos adotada.

Para cada preço, o orçamento pode registrar a fonte, a data de referência, o fornecedor ou código do insumo e demais informações necessárias para sua conferência.

6. O caminho completo da rastreabilidade

Nesse exemplo, o valor de R$ 1.746,00 pode ser rastreado por uma sequência lógica:

Projeto → quantitativo do serviço → composição → coeficientes → insumos → preços unitários → custo unitário → custo total.

Por exemplo, se alguém questionar por que foram considerados 22,00 m² de revestimento, é possível verificar:

20,00 m² do serviço × 1,10 m²/m² de consumo = 22,00 m².

Se a dúvida for sobre o preço de R$ 45,00/m², é possível consultar a cotação que originou esse valor.

Se a dúvida for sobre as 0,60 horas de pedreiro por metro quadrado, é possível consultar a composição e verificar a referência utilizada para o coeficiente.

7. Registro resumido da rastreabilidade

Esse exemplo mostra que a rastreabilidade não consiste apenas em guardar as fontes utilizadas. Ela consiste em manter a relação entre quantitativo, composição, coeficientes, preços e resultado final, permitindo reconstruir o caminho utilizado para chegar ao valor orçado.

Rastreabilidade em orçamentos de obras públicas

Em obras públicas, a rastreabilidade assume importância ainda maior, pois os valores e critérios utilizados no orçamento podem precisar ser demonstrados e justificados durante processos de contratação, fiscalização e controle.

A identificação da fonte dos preços, da referência utilizada, dos quantitativos e dos critérios de formação dos custos contribui para tornar o orçamento mais transparente e verificável.

As exigências específicas de documentação e pesquisa de preços dependem do tipo de contratação e da legislação aplicável.

Rastreabilidade não significa apenas guardar documentos

Guardar arquivos, planilhas e propostas de fornecedores é importante, mas isso, por si só, não garante a rastreabilidade.

É necessário conseguir relacionar a documentação às informações que efetivamente foram utilizadas no orçamento.

Por exemplo, não basta armazenar dez cotações de fornecedores. É importante saber qual delas foi utilizada, para qual item, em qual data e sob quais condições.

Da mesma forma, não basta guardar uma versão do projeto. É necessário identificar qual versão serviu de base para os quantitativos utilizados no orçamento.

Rastreabilidade e confiabilidade do orçamento

A rastreabilidade não garante que um orçamento esteja correto. Um quantitativo pode ter sido calculado incorretamente mesmo estando perfeitamente documentado.

O que a rastreabilidade proporciona é a possibilidade de verificar, entender e reproduzir os critérios utilizados para chegar aos valores apresentados.

Por isso, ela é uma característica importante de um orçamento bem estruturado, juntamente com a qualidade dos projetos, dos quantitativos, dos preços e das composições utilizadas.

Resumo

Rastreabilidade do orçamento é a capacidade de identificar a origem e os critérios utilizados na formação dos custos e preços de uma obra. Ela permite relacionar quantitativos, preços, composições e demais informações às suas respectivas fontes.

Um orçamento rastreável é mais fácil de conferir, atualizar, corrigir e justificar. Também facilita a análise das alterações ocorridas durante o desenvolvimento da obra e contribui para maior transparência e controle dos custos.