Administração Local da Obra e BDI

O que é a administração local de uma obra?

A administração local corresponde à estrutura de pessoal e aos recursos de apoio necessários para gerenciar, coordenar, acompanhar e controlar a execução de uma obra específica. Sua dimensão depende das características do empreendimento, do prazo previsto, das exigências contratuais e da organização necessária para conduzir os serviços.

Essa estrutura pode incluir profissionais responsáveis pela gestão e pelo acompanhamento da produção, equipes administrativas de apoio, controle de materiais, segurança do trabalho e outras atividades relacionadas à operação do canteiro. Os recursos efetivamente previstos devem ser compatíveis com as necessidades da obra e com as responsabilidades estabelecidas no contrato.

Na engenharia de custos, é importante distinguir a administração local da administração central. A primeira está vinculada a um empreendimento determinado; a segunda representa a estrutura administrativa geral da empresa, cujos custos são normalmente distribuídos entre diferentes contratos segundo critérios de rateio ou estimativas apropriadas.

O que pode fazer parte da administração local?

A composição da administração local deve refletir os recursos necessários para conduzir o empreendimento. Entre os itens que podem ser considerados, conforme as características da obra, estão:

• Equipe técnica: engenheiro responsável pela obra, engenheiros de apoio, mestre de obras, encarregados e outros profissionais de acompanhamento e coordenação.
• Equipe administrativa e de controle: pessoal de escritório, apontamento, almoxarifado e apoio à organização das atividades.
• Segurança do trabalho: profissionais e recursos de apoio à prevenção de acidentes, quando previstos e necessários ao empreendimento.
• Controle tecnológico e da qualidade: recursos de acompanhamento e verificação dos materiais e serviços, quando vinculados à estrutura de administração local e não apropriados em outro item do orçamento.
• Recursos de apoio: ferramentas, equipamentos e outros meios necessários às atividades administrativas e de suporte, desde que sua apropriação esteja tecnicamente justificada.

Essa relação é exemplificativa, não uma lista obrigatória e invariável. A composição precisa considerar o porte, a complexidade, o cronograma e as condições de execução de cada obra. Também é necessário evitar a duplicidade de custos: um recurso já remunerado em uma composição de serviço ou em outra rubrica não deve ser contabilizado novamente sem justificativa.

Administração local é custo direto ou despesa indireta?

A resposta depende do contexto em que a classificação é utilizada. Um gasto pode ser indireto em relação à execução de um serviço específico e, ainda assim, ser apropriado diretamente ao orçamento de uma obra porque pode ser identificado e quantificado para aquele empreendimento.

É esse o tratamento adotado pelo Tribunal de Contas da União (TCU) para os orçamentos de obras públicas: os custos de administração local devem, em regra, ser discriminados na planilha de custos diretos, e não incorporados à taxa de BDI. O mesmo entendimento alcança os custos de instalação e manutenção do canteiro de obras e de mobilização e desmobilização.

O fundamento é que esses gastos podem ser individualizados, mensurados e submetidos a critérios próprios de controle, medição e pagamento. Já o BDI reúne parcelas de outra natureza, como administração central, riscos, seguros, garantias, despesas financeiras, remuneração da empresa e tributos incidentes sobre a receita, conforme a metodologia de referência.

Essa orientação está registrada no Acórdão 2.622/2013 – Plenário do TCU. A aplicação prática deve respeitar o regime contratual, as normas pertinentes e as regras do órgão responsável pelo orçamento.

Qual é a diferença entre administração local, administração central e canteiro de obras?

Embora essas parcelas estejam relacionadas à estrutura necessária para executar uma obra, elas não representam a mesma coisa e não devem ser agrupadas indiscriminadamente.

• Administração local: recursos humanos, técnicos e operacionais empregados na coordenação, no acompanhamento e no suporte à execução de uma obra específica.
• Administração central: estrutura geral da empresa, que atende à organização como um todo e tem seus custos distribuídos entre os contratos por critérios de rateio ou estimativas.
• Instalação e manutenção do canteiro: infraestrutura física e instalações necessárias à execução, como escritórios provisórios, áreas de apoio, instalações sanitárias e ligações provisórias, conforme as necessidades do empreendimento.
• Mobilização e desmobilização: operações e recursos necessários para levar e retirar equipamentos e mão de obra do local da obra, conforme o escopo previsto.

Essas distinções são relevantes para montar uma planilha orçamentária coerente. Cada gasto deve ser alocado na rubrica que melhor representa sua finalidade, observando a metodologia adotada e evitando sobreposições entre os custos diretos e o BDI.

Como orçar a administração local?

O orçamento deve ser elaborado a partir das necessidades reais de gestão e apoio do empreendimento, e não apenas pela aplicação automática de um percentual sobre o custo dos serviços. Uma abordagem tecnicamente consistente envolve as seguintes etapas:

1. Definir a estrutura necessária: identificar as funções e os recursos de apoio exigidos pelas características da obra e pelas obrigações contratuais.
2. Estimar a duração das necessidades: determinar por quanto tempo cada profissional, equipamento ou recurso precisará permanecer mobilizado.
3. Levantar os custos: estimar remunerações, encargos e demais gastos aplicáveis a cada recurso, conforme sua natureza e a base de preços adotada.
4. Verificar possíveis sobreposições: conferir se algum recurso já está incluído nos custos unitários dos serviços, nas composições auxiliares ou em outra rubrica do orçamento.
5. Registrar as premissas: documentar quantitativos, períodos, critérios de cálculo e fontes dos preços utilizados.
6. Compatibilizar com o cronograma: verificar se a permanência dos recursos previstos corresponde às etapas e ao prazo de execução da obra.

A memória de cálculo deve permitir compreender de onde veio o valor orçado. Em uma obra de maior duração, por exemplo, determinados profissionais podem ser necessários durante quase todo o contrato, enquanto outros recursos podem ser exigidos apenas em períodos específicos. Essa diferença deve aparecer nas quantidades e nos períodos considerados.

Como definir a medição e o pagamento da administração local?

Em obras públicas, a administração local precisa ter critérios objetivos de medição e pagamento definidos de acordo com as regras contratuais aplicáveis. O critério deve permitir verificar a correspondência entre o valor pago e a execução efetiva da obra, evitando pagamentos desvinculados do andamento do empreendimento.

O TCU já destacou a importância de relacionar o pagamento da administração local ao percentual de execução física da obra, conforme o modelo contratual e os critérios estabelecidos. Isso não significa que todo contrato deva adotar uma única fórmula de medição: o procedimento precisa estar definido nos documentos contratuais e ser compatível com a composição orçamentária e a fiscalização.

Por esse motivo, o orçamento deve ser elaborado de modo que os recursos e os custos previstos possam ser justificados. A simples inclusão de um valor global, sem detalhamento suficiente para demonstrar sua origem, dificulta a análise de sua razoabilidade.

Existe um percentual fixo para a administração local?

Não existe um percentual único que seja adequado a todas as obras. O peso da administração local depende, entre outros fatores, do porte do empreendimento, do prazo de execução, da complexidade técnica, das condições de acesso, das exigências de segurança e da estrutura de apoio necessária.

O TCU publicou parâmetros referenciais para a administração local em estudos de custos de obras públicas. Esses parâmetros ajudam a avaliar a razoabilidade de um orçamento dentro do contexto em que foram elaborados, mas não substituem o dimensionamento dos recursos nem devem ser tratados como uma taxa universal para qualquer empreendimento.

Quando um orçamento utiliza um percentual referencial, é recomendável verificar a compatibilidade com o tipo de obra, a metodologia de cálculo, a data-base e as condições consideradas na referência. Diferenças relevantes devem ser analisadas e justificadas tecnicamente.

Quais erros devem ser evitados?

• Incluir a administração local no BDI sem justificativa: em orçamentos de obras públicas, essa prática contraria a orientação geral do TCU de discriminar a parcela nos custos diretos.
• Adotar um percentual sem memória de cálculo: um índice isolado não demonstra quais recursos serão necessários nem por quanto tempo.
• Confundir administração local com administração central: os custos da equipe alocada à obra não devem ser misturados indiscriminadamente com os gastos da estrutura geral da empresa.
• Ignorar o prazo da obra: estimar a equipe sem compatibilizar sua permanência com o cronograma pode gerar valores insuficientes ou excessivos.
• Contabilizar o mesmo gasto duas vezes: custos já contemplados em composições de serviços ou em outras rubricas precisam ser identificados para evitar duplicidade.
• Desconsiderar o critério de medição: em contratos públicos, a forma de medir e pagar deve ser objetiva, compatível com o contrato e passível de fiscalização.

Administração local na elaboração do orçamento

Separar corretamente a administração local do BDI melhora a transparência do orçamento, facilita a análise dos custos e ajuda a relacionar os recursos previstos ao prazo e às condições de execução. A classificação adequada também contribui para evitar duplicidades e para justificar tecnicamente o preço apresentado.

Ao preparar um orçamento, organize os serviços, as composições e os custos de apoio de forma que cada parcela tenha uma função clara e uma origem verificável. O app Orçamentador pode ajudar nesse trabalho, permitindo estruturar o orçamento da obra e organizar seus insumos e composições em um mesmo ambiente.

Termos relacionados

Para compreender melhor a classificação dos custos e a formação do preço de venda de uma obra, consulte também:

• BDI (Benefícios e Despesas Indiretas) — apresenta a finalidade do BDI e sua função na formação do preço de venda.
• Cálculo do BDI — explica a fórmula e a relação entre os componentes da taxa.
• Administração Central (AC) — aborda os custos da estrutura administrativa geral da empresa.
• Despesas Financeiras (DF) no BDI — explica o componente relacionado ao efeito financeiro do fluxo de caixa da obra.
• Riscos no BDI — trata da parcela destinada a representar riscos considerados na metodologia de formação do preço.
• Lucro no BDI — aborda a remuneração da empresa na composição do preço de venda.
• Tributos no BDI — explica os tributos incidentes sobre a receita considerados na formação do BDI.